Wofür man das benutzt
Fast jeder Ablauf im Mittelstand ist einer von vier Mustern. Wer sein Vorhaben einordnen kann, weiß, wie viel Arbeit es wird.
Beispiele, die in fast jedem Haus vorkommen
| Vorgang | Muster | Was er einspart |
|---|---|---|
| Anfrage über das Kontaktformular → Vertrieb informieren, Absender bestätigen | Benachrichtigen | zwei Tage Wartezeit für den Kunden |
| Bestellung im Shop → Kunde in der Buchhaltung anlegen, Zeile in die Übersicht | Übertragen | zehn Minuten Abtippen je Bestellung |
| Eingangsrechnung → Lieferant bekannt? Betrag plausibel? Sonst vorlegen | Prüfen und ergänzen | die stille Fehlerquote beim Abtippen |
| Montag 7:30 → Auswertung der Vorwoche an die Geschäftsführung | Nach Zeitplan | das Erinnern und das Zusammensuchen |
| Neuer Mitarbeiter → Konten anlegen, Ausstattung bestellen, Einweisung terminieren | Übertragen | die Liste, an die sich niemand hält |
Womit man anfängt
Nehmen Sie den Vorgang, der am häufigsten vorkommt — nicht den ärgerlichsten
Der ärgerlichste ist meistens der komplizierteste. Der häufigste bringt mehr und ist leichter zu bauen. Er ist außerdem der, an dem alle merken, dass es funktioniert.
Bauen Sie zuerst nur den Weg, der gut geht
Dann den zweiten Ausgang für den Zweifelsfall. Dann erst Schönheit. Ein Ablauf, der zwei Wochen im Bau ist, wird nie scharf geschaltet.
Lassen Sie ihn zwei Wochen neben der Handarbeit laufen
Erst melden, noch nicht ablegen; oder ablegen, aber daneben weiter von Hand. Der Vergleich der beiden Ergebnisse ist die einzige Abnahme, die etwas wert ist.
WarumAus zwanzig Vorgängen den auswählen, der zuerst gebaut wird
Die Auswahl fällt sonst auf den, über den sich am lautesten beschwert wird — und das ist selten der richtige. Vier Spalten in einer Tabelle genügen:
- Häufigkeit je Woche (gezählt, nicht geschätzt)
- Minuten je Vorgang
- Klarheit: Steht der Auslöser fest, sind die Schritte immer gleich? (ja / teilweise / nein)
- Schaden bei Fehler: ärgerlich / teuer / gefährlich
Gebaut wird zuerst der Vorgang mit hoher Häufigkeit, hoher Klarheit und geringem Schaden. Nicht der mit dem größten Einsparpotenzial: Der erste Ablauf hat eine wichtigere Aufgabe, als Geld zu sparen — er muss zeigen, dass es funktioniert, und zwar bevor jemand das Interesse verliert.
Vorgänge mit „gefährlich" in der letzten Spalte kommen nicht zuerst, sondern erst, wenn Fehlerfall und Stillstandsmeldung im Haus geübt sind. Sonst lernt die Organisation Automatisierung an dem Fall, an dem sie es sich am wenigsten leisten kann.