Station 01 · Wissen ordnen, bevor man es durchsuchbar macht/Phase 4
Wem es gehört — Pflege, Stand und Ablösung
Wissen ohne benannte Pflege veraltet. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern der Normalfall — und die einzige Gegenmaßnahme ist ein Name.
Die unbequemste Spalte der Wissenslandkarte ist „wer pflegt es". Sie ist unbequem, weil die ehrliche Antwort meistens „niemand" lautet — und weil das Aussprechen dieser Antwort eine Entscheidung erzwingt.
| Angabe | Warum sie zählt | Woran man ihr Fehlen erkennt |
|---|---|---|
| Ein Name | Ohne Namen bemerkt niemand, dass etwas veraltet | Auf die Frage „wer pflegt das?" folgt eine Abteilung, kein Mensch |
| Ein Datum im Dokument | Ohne Datum ist keine Fassung als alt erkennbar | Das Alter steht nur im Dateisystem — und ändert sich beim Öffnen |
| Ein Geltungsbereich | Verhindert die richtige Antwort auf die falsche Frage | Zwei Dokumente widersprechen sich, und beide haben recht — für verschiedene Fälle |
| Eine Ablösung | Sagt, was mit der alten Fassung geschieht | Alte Fassungen liegen neben neuen, ununterscheidbar |
Die vierte Zeile ist die, die in Wissenssystemen am teuersten wird. Solange eine abgelöste Fassung im Bestand liegt, wird sie gefunden — sie ist ja inhaltlich ähnlich. Ausmustern ist deshalb kein Aufräumen, sondern eine Anforderung an die Qualität. Station 08 handelt davon.
Der Unterschied zwischen Aufheben und Bereithalten
Diese beiden werden regelmäßig verwechselt, und die Verwechslung ist teuer. Aufheben heißt: Es bleibt nachweisbar, was einmal galt — eine Frage der Aufbewahrung. Bereithalten heißt: Es wird gefunden, wenn jemand fragt — eine Frage der Auskunft.
Ein Archiv, das nicht mitgesucht wird, ist kein Verlust, sondern eine Entscheidung. Alte Fassungen gehören aufgehoben und aus dem Bestand genommen, aus dem geantwortet wird. Beides zugleich geht nicht — wer alles bereithält, hält auch alles Falsche bereit.
- Je Ort Ihrer Landkarte festhalten
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